O fim do papel e o processamento automático de faturas
1 - O fim das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes em papel.
A transição do papel para o digital é um processo imparável e em marcha.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, já continha muitas das medidas, mas os prazos de implementação foram sendo recalendarizados pela Autoridade Tributária (AT) devido à pandemia:
- QRcode nas faturas e comunicação das séries de documentos: permitirá a leitura por parte da AT para registo no e-fatura e ao mesmo tempo facilita a contabilização automática dos documentos de compra, sem recorrer a métodos falíveis de OCR (Optical Caracter Recognition).
- Introdução do código único do documento, o ATCUD;
- Assinatura qualificada: um PDF normal não terá validade legal como fatura eletrónica e não evitará o papel. Passará a ser obrigatória, a partir de julho, a assinatura qualificada do emissor (Com um certificado como a CMD – Chave Móvel Digital ou o Cartão do Cidadão);
- Faturação ao Estado por EDI: as entidades estatais só vão aceitar a partir de julho faturas comunicadas via EDI (Electronic Data Interchange), rececionadas pela eSPap (Entidade de - Serviços Partilhados da AP) no formato CIUS-PT;
- Arquivo eletrónico na Contabilidade: as imagens dos documentos associadas ao registo contabilístico dos mesmos têm valor probatório e evitam o arquivo em papel (as tradicionais capas de documentos da contabilidade).
De facto, a pandemia foi um grande desafio, pois obrigou a Humanidade a pensar novas formas de funcionar, sondo por isso uma oportunidade para a modernização dos sistemas e dos processos de registo.
O que preciso saber e fazer para abraçar este novo desafio?
2 - Faturas sem papel - A partir de quando?
Foi implementado no início de 2023 em Portugal, desenvolvido pela AMA - Agência para a Modernização Administrativa, sendo dirigido aos consumidores e comerciantes, visando simplificar o sistema de faturas e diminuir a utilização de papel, do ponto de vista da sustentabilidade.
3 - Faturas sem papel - Quem pode aderir?
3.1. - Esta medida, inserida no pacote Simplex+ do Governo, pode ser utilizada por todos os comerciantes ou prestadores de serviços que emitam faturas (ainda não é possível de empresa para empresa).
3.2. - Os comerciantes e prestadores de serviços estão dispensados da emissão de faturas em papel, desde que comuniquem estes documentos em tempo real à Autoridade Tributária.
3.3. - Também os consumidores podem aderir a este serviço, optando por receber a fatura por email.
4 - Como aderir ao serviço?
4.1. - Comerciantes e Prestadores de Serviços
Para que esteja dispensado de emitir faturas em papel, é necessário que cumpra as seguintes condições:
- Capacidade para passar faturas com o número de contribunte do comprador (NIF);
- Processamento da fatura através de programa informático certificado pela AT;
- Fatura transmitida eletronicamente e enviada em tempo real para a Autoridade Tributária (AT).
- Se cumprir estes requisitos, terá então de comunicar à Autoridade Tributária a sua intenção de começar a passar faturas sem papel.
4.2. - Consumidores
Para os consumidores que pretendam receber faturas sem papel, poderão também aderir ao serviço de forma gratuita:
4.2.3. - Definir o e-mail onde quer receber as suas faturas;
4.2.4. - Pode definir um código PIN que terá de introduzir para abrir as faturas que recebe;
4.2.5. - Indicar o seu NIF quando efetuar alguma compra.
Nota: Só poderá receber a sua fatura de forma digital se o comerciante também tiver aderido ao serviço.
5 - Vantagens das faturas sem papel
O fim das faturas em papel poderá parecer estranho para várias pessoas e entidades, no entanto, a medida apresenta inumeras vantagens:
- diminuição da utilização de papel, numa tentativa de diminuir a pegada ambiental do nosso país.
- simplificação do processo, não havendo necessidade de imprimir faturas.
- modernização dos serviços oferecidos pelos comerciantes.
- fácil agregação das faturas num único local, diminuindo as chances de as perder.
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